Skeniranje poslovne pošte: kako deluje od ovojnice do PDF-ja

Poslovna pošta še vedno prihaja na papirju, tudi kadar podjetje večino dela opravlja digitalno. Med ovojnicami so lahko računi, obvestila banke, dopisi dobaviteljev, pogodbe in dokumenti, pri katerih je pomemben rok. Skeniranje poslovne pošte zato ni samo pretvorba lista v datoteko. Njegova vrednost je v krajšem in bolj preglednem toku od fizičnega prejema do osebe, ki mora dokument prebrati ali obravnavati.

Pri Nabiralničku je potek preprost: pošto prevzame osebje, evidentira ovojnico in po potrebi pripravi sken vsebine. PDF se pošlje na e-poštni naslov stranke, kopija pa ostane v portalu. Stranka skena ne naroča z gumbom v aplikaciji; postopek izvede osebje v okviru dogovorjene storitve. Tako ni dvoma, kdo ravna s fizično pošto in kje je digitalna kopija dostopna.

Kaj pomeni skeniranje poslovne pošte

Skeniranje pomeni, da se papirni dokument pretvori v digitalno sliko, običajno v datoteko PDF. Namen take kopije je hiter pregled in lažje posredovanje sodelavcu ali računovodji. Dober delovni tok vključuje več kot pritisk na tipko skenerja:

• prevzem in osnovno evidentiranje ovojnice,
• prepoznavo stranke oziroma podjetja,
• odpiranje po pravilih dogovorjene storitve,
• skeniranje čitljivih strani,
• pošiljanje PDF-ja na pravi e-poštni naslov,
• shranitev kopije v portal,
• dogovorjeno ravnanje s fizičnim originalom.

Portal pri tem prikazuje ovojnico, status in razpoložljiva dejanja. Ni zamišljen kot običajen e-poštni predal z nepreglednim nizom priponk. Pregled poteka po posameznih pošiljkah, kar olajša preverjanje, ali je določen dokument že prispel in bil obdelan. Več o celotnem toku najdete na strani Kako deluje.

Od prejete ovojnice do PDF-ja

Prvi korak je fizični prejem pošiljke na poslovnem naslovu. Osebje jo poveže s pravilno stranko in zabeleži prihod. Ta korak je pomemben, ker naslov na ovojnici, naziv podjetja in morebitne posebnosti pošiljke zmanjšajo možnost napačne dostave.

Nato osebje, kadar je skeniranje vključeno oziroma dogovorjeno, odpre pošiljko in pripravi digitalno kopijo. Pri običajnem dopisu je cilj čitljiv dokument v pravilnem zaporedju strani. Pri računu je pomembno, da so zajeti vsi deli, tudi priloge ali podatki za plačilo. Pri dvostranskem dokumentu nobena stran ne sme manjkati.

Končni PDF osebje pošlje na e-poštni naslov stranke. Kopija se hkrati shrani v portal, zato dokument ni odvisen samo od enega sporočila v e-poštnem nabiralniku. Če e-pošta zaide med neželeno pošto ali jo uporabnik pomotoma izbriše, ostane portal dodatna točka pregleda.

Pomembno: stranka v aplikaciji ne pošilja zahteve za vsak posamezni sken. Tak model bi dodal čakanje prav tam, kjer želi podjetje prihraniti čas. Sken pripravi osebje po vnaprej dogovorjenem načinu storitve.

Katere dokumente je smiselno skenirati

Največ koristi imajo dokumenti, ki jih mora nekdo hitro pregledati ali posredovati naprej. Mednje pogosto sodijo:

• prejeti papirni računi,
• obvestila dobaviteljev in bank,
• pogodbe in aneksi,
• dopisi poslovnih partnerjev,
• zavarovalniška dokumentacija,
• uradna obvestila, pri katerih je treba preveriti rok.

Vseh fizičnih vsebin ni smiselno obravnavati enako. Reklamno gradivo nima iste teže kot pogodba. Original podpisane listine ima lahko drugačno dokazno vrednost kot informativni dopis. Podjetje naj zato vnaprej določi, kaj želi prejeti digitalno, kako hitro in kaj se zgodi z originali.

Pri občutljivih dokumentih je pomembna tudi omejitev dostopa. PDF lahko vsebuje osebne, finančne ali pogodbene podatke. E-poštni naslov za prejem naj bo nadzorovan, dostop do portala pa naj imajo samo pooblaščene osebe. Če se spremeni zaposlena oseba ali zunanji računovodski servis, je treba dostop in naslov za obvestila pravočasno posodobiti.

Sken ni isto kot certificirana e-hramba

To razliko podjetja pogosto spregledajo. PDF-sken je priročna digitalna kopija za pregled, delo in posredovanje. Sam po sebi pa ni nujno certificirana e-hramba in ne pomeni avtomatično, da lahko papirni original takoj zavržete.

Pošta Slovenije pri svoji storitvi digitalizacije na primer posebej omenja metapodatke, digitalni podpis, varen časovni žig in akreditirano e-hrambo. To so dodatni elementi urejenega sistema, ne lastnosti vsakega navadnega PDF-ja. ZDDV-1 pri računih zahteva, da so skozi obdobje hrambe zagotovljeni pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost. Zato mora podjetje način dolgoročne hrambe presoditi glede na vrsto dokumenta in svoje pravne ter računovodske obveznosti.

Nabiralničkov sken je namenjen hitremu dostopu do prejete pošte. Ne predstavljajte si ga kot samodejno zamenjavo za arhivski sistem. Za pogodbe, davčno dokumentacijo ali druge pomembne izvirnike se o hrambi posvetujte z računovodjo oziroma pravnim strokovnjakom.

Kako urediti preprost notranji proces

Tudi majhen s.p. lahko uvede jasen postopek brez zapletenega dokumentnega sistema:

1. Določite glavni e-poštni naslov za skenirano pošto.
2. Določite osebo, ki vsak delovni dan preveri nova obvestila.
3. Ločite dokumente za plačilo, odgovor, arhiv in računovodstvo.
4. Pri pomembnih pošiljkah zabeležite rok ter odgovorno osebo.
5. Dogovorite se, kako in kdaj prevzamete fizične originale.
6. Dostop ob spremembi ekipe takoj posodobite.

Datotek ne shranjujte pod naključnimi imeni v osebne mape zaposlenih. Že preprosta shema, na primer datum–pošiljatelj–vrsta dokumenta, zmanjša kasnejše iskanje. Za računovodske listine naj bo jasen tudi način predaje računovodji; več o tem opisuje vodnik Skenirana pošta in računovodja.

Kdaj je storitev posebej uporabna

Skeniranje pošte je praktično za podjetnike, ki delajo od doma, so pogosto na terenu ali nimajo stalno zasedene pisarne. Koristno je tudi za oddaljene ekipe in podjetja, pri katerih administracijo vodi zunanji sodelavec. Namesto poti do nabiralnika dobijo dokument v obliki, ki jo lahko takoj pregledajo in varno vključijo v svoj proces.

Pred izbiro preverite obseg paketa, način obveščanja, ravnanje z originali in pravila za priporočene pošiljke. Paketi Nabiralnička se začnejo pri približno 19 € neto mesečno, podrobnosti in trenutno ponudbo pa preverite na strani Cenik. Če imate posebno vrsto pošte ali zahteven režim obdelave, je najbolj varno, da vprašanje opišete prek kontakta.

Skeniranje ne odpravi vseh obveznosti, povezanih s fizičnimi dokumenti. Odpravi pa nepotrebno zamudo med prihodom ovojnice in vašim prvim pregledom. Ko so odgovornosti, dostopi in originali jasno urejeni, postane poslovna pošta precej manj odvisna od tega, kje se podjetnik tisti dan nahaja.

Viri

• Pošta Slovenije: Digitalizacija dokumentacije
• Informacijski pooblaščenec RS: načela omejitve dostopa in najmanjšega obsega osebnih podatkov
• ZDDV-1, 84. in 86. člen: pristnost, celovitost, čitljivost in hramba računov