Iskanje AJPES vpis naslova pogosto skriva dve različni potrebi. Nekdo ustanavlja novo podjetje in prvič določa poslovni naslov, drugi pa želi spremeniti podatke obstoječega s.p. ali d.o.o. V obeh primerih je dobro najprej razjasniti, kdo pripravi dokumente, kdo odda vlogo in kdo odloči o vpisu.
AJPES vodi Poslovni register Slovenije in pri s.p. odloča o vpisu, spremembah ter izbrisu. Portal in točke SPOT omogočajo izvedbo številnih registracijskih postopkov. Ponudnik poslovnega naslova pa zagotovi pogodbeno podlago in dogovorjeno izjavo lastnika, ne postane zato avtomatično točka SPOT ali registrski organ.
Pred postopkom ločite sedež in poslovni naslov
Sedež je kraj, poslovni naslov pa natančen naslov v tem kraju. Če se podjetje preseli z ene ljubljanske ulice na drugo, se lahko spremeni samo poslovni naslov. Če se preseli iz Ljubljane v Kranj, se spremeni tudi sedež.
Pri d.o.o. je ta razlika posebej pomembna, ker je sedež naveden v aktu o ustanovitvi ali družbeni pogodbi. Sprememba kraja lahko zato zahteva spremembo akta. Pri selitvi znotraj istega kraja je postopek lahko enostavnejši, vendar ga je treba vedno presoditi glede na trenutno obliko dokumentov družbe.
Kdo naredi kaj
Stranka oziroma zakoniti zastopnik izbere naslov, podpiše pogodbo, zagotovi zahtevane podatke in odda vlogo ali ustrezno pooblasti drugo osebo.
Lastnik objekta poda izjavo, da dovoljuje poslovanje na naslovu, kadar je taka izjava potrebna. Podpis je treba urediti v obliki, ki jo zahteva postopek.
Portal ali točka SPOT omogoča pripravo in oddajo določenih registracijskih postopkov. Na portalu je za samostojno elektronsko oddajo praviloma potrebno ustrezno kvalificirano digitalno potrdilo.
AJPES vodi Poslovni register Slovenije ter pri s.p. vodi in odloča o postopkih vpisa. Podatki družb, ki se registrirajo v sodnem registru, se povezujejo tudi s PRS.
Notar je potreben pri zahtevnejših primerih, zlasti kadar družbeni dokumenti ali vrsta spremembe ne omogočajo enostavnega postopka SPOT.
Nabiralniček pomaga pripraviti dokumente, povezane z uporabo naslova, ter po aktivaciji skrbi za dogovorjen proces poslovne pošte. Nabiralniček ni točka SPOT in vloge ne vloži namesto stranke. Stranka jo vloži sama po poti, primerni za njeno pravno obliko.
Vpis poslovnega naslova ob ustanovitvi s.p.
Pri registraciji s.p. navedete firmo, sedež, poslovni naslov, dejavnosti in druge zahtevane podatke. SPOT navaja, da lahko registracijo izvedete od doma prek portala, na točki SPOT ali s prijavo po pošti z overjenim podpisom.
Če niste lastnik ali solastnik objekta na izbranem naslovu, morate praviloma priložiti overjeno izjavo lastnika objekta. Lastnik jo lahko overi na upravni enoti ali pri notarju. Predhodna overitev ni potrebna, če lastnik izjavo poda osebno na točki SPOT in jo odda skupaj s prijavo.
Praktični vrstni red:
- izberite veljaven poslovni naslov;
- sklenite pogodbo oziroma pridobite pravico uporabe;
- pridobite izjavo lastnika v ustrezni obliki;
- pripravite osebni dokument, davčno številko in druge podatke;
- sami oddajte prijavo prek portala ali na točki SPOT;
- spremljajte sklep in preverite vpisane podatke;
- uredite sprejem pošte na novem naslovu.
Vpis naslova ob ustanovitvi d.o.o.
Pri enostavni ustanovitvi d.o.o. se lahko postopek opravi prek portala SPOT ali na točki SPOT, če so izpolnjeni pogoji. Uradna navodila med potrebnimi podatki in dokumenti navajajo poslovni naslov ter pisno soglasje lastnika prostora, kadar ustanovitelj ali družbenik ni lastnik.
D.o.o. ima dodatne ustanovitvene dokumente, osnovni kapital in sodnoregistrski del postopka. Zato navodil za s.p. ne prenašajte neposredno na družbo. Če je več družbenikov, so razmerja posebna ali želite določbe, ki jih standardni obrazec ne podpira, je lahko potreben notar.
Ponudnik poslovnega naslova vam lahko pripravi izjavo in podatke za naslov. Ne more pa z marketinško obljubo odpraviti zakonskih korakov, osebne identifikacije ali zahteve po notarju.
Sprememba naslova obstoječega s.p.
SPOT navaja, da je treba spremembe podatkov, potrebnih za vpis v PRS, praviloma sporočiti v 15 dneh po nastanku spremembe. S.p. lahko spremembo prijavi sam prek portala SPOT s kvalificiranim digitalnim potrdilom ali na fizični točki SPOT. Možna je tudi oddaja prek pooblaščenca z ustreznim pooblastilom.
Pred oddajo določite želeni datum spremembe in pripravite novo izjavo lastnika, če na novem naslovu niste lastnik ali solastnik. Po vpisu preverite javne podatke ter obvestite računovodstvo, banko, zavarovalnico in partnerje. Posodobite račune, ponudbe, pogodbe, spletno stran ter druge dokumente, na katerih je naveden stari naslov.
Sprememba naslova d.o.o.
Pri d.o.o. preverite dve stvari: ali se spreminja kraj sedeža in v kakšni obliki je družbena pogodba oziroma akt o ustanovitvi. SPOT med enostavnimi spremembami navaja tudi spremembo sedeža, vendar lahko točka SPOT postopek spremembe družbene pogodbe izvede samo pri enostavni pogodbi SPOT.
Če je družbena pogodba v obliki notarskega zapisa ali gre za kompleksnejšo družbo, je lahko potreben notar. Ne začnite zato z izpolnjevanjem naključnega spletnega obrazca. Najprej preglejte akt, nato preverite ustrezno pot na SPOT ali pri notarju.
Kaj pomeni SPOT in kaj AJPES
Portal SPOT je osrednji državni portal za poslovne subjekte. Omogoča informacije in elektronsko podprte postopke, med drugim registracijo nekaterih oblik podjetij ter prijavo sprememb v PRS. AJPES je upravljavec poslovnega registra in ima pri s.p. vlogo registrskega organa.
V praksi ljudje pogosto rečejo, da gredo urediti spremembo na AJPES, čeprav vlogo oddajo na točki SPOT, ki jo upravlja izpostava AJPES. Za uspešen postopek ni bistvena pogovorna oznaka, ampak pravilno izbrana storitev, popolna dokumentacija in pristojni organ za vašo pravno obliko.
Najpogostejše napake
- Sedež in poslovni naslov sta v vlogi obravnavana kot ista podrobnost.
- Izjava lastnika ni overjena na ustrezen način.
- Podjetnik pričakuje, da ponudnik naslova samodejno odda vlogo.
- D.o.o. uporabi navodila za s.p. brez pregleda ustanovitvenega akta.
- Po spremembi ostanejo računi in spletna stran na starem naslovu.
- Nihče ne uredi procesa za pošto, ki še prihaja na prejšnjo lokacijo.
- Stranka se zanese na star neuradni članek namesto aktualnih navodil SPOT.
Kako pomaga Nabiralniček
Če potrebujete poslovni naslov, najprej preverimo podatke, potrebne za pogodbo in dokumentacijo. Pripravimo dogovorjene dokumente za sedež, nato pa uradno prijavo oddate sami. Po aktivaciji storitve se prejeta ovojnica evidentira v portalu. Ko osebje pripravi sken, PDF pošlje na uporabniški e-naslov in shrani kopijo v portal.
Za pripravo postopka uporabite vodnik AJPES in pogosta vprašanja. Delovanje pošte je opisano na strani kako deluje. Ko ste pripravljeni, lahko začnete registracijo, pri čemer registracija storitve Nabiralniček ni isto kot uradna registracija podjetja na portalu SPOT.
Viri
Sorodno
Preberite tudi
- Sedež podjetja in poslovni naslov: razlika, ki jo je dobro poznati
Sedež podjetja ni vedno isto kot njegov polni poslovni naslov. Pojasnjujemo razliko, javnost podatkov in praktične posledice izbire naslova.
- Soglasje lastnika za poslovni naslov: kdaj ga potrebujete
Če niste lastnik objekta, boste za vpis poslovnega naslova praviloma potrebovali izjavo lastnika. Preverite vsebino, overitev in način oddaje.
- Virtualna pisarna za sedež podjetja: kaj preveriti pred izbiro
Virtualna pisarna lahko reši vprašanje poslovnega naslova in prejema pošte, ni pa vsaka ponudba enaka. Preverite dokumentacijo, postopke in način obveščanja.