Soglasje lastnika za poslovni naslov: kdaj ga potrebujete

Soglasje lastnika za poslovni naslov je eden najpogostejših dokumentov pri ustanavljanju ali selitvi podjetja. Uradna navodila ga običajno imenujejo izjava lastnika objekta. Z njo lastnik potrdi, da podjetniku ali družbi dovoljuje poslovanje na konkretnem naslovu.

Dokument je kratek, vendar napake pri lastniku, naslovu ali overitvi lahko ustavijo postopek. Smiselno je zato ločiti tri korake: ugotoviti, ali izjavo potrebujete, pravilno jo pripraviti in nato skupaj z vlogo oddati po ustrezni poti.

Kdaj je izjava lastnika potrebna

Pri s.p. jo praviloma potrebujete, če niste lastnik ali solastnik objekta na poslovnem naslovu oziroma naslovu podružnice, ki ga želite registrirati. SPOT izrecno navaja, da mora taka oseba prijavi priložiti izjavo lastnika objekta, ki dovoljuje poslovanje na naslovu.

Podobno velja pri ustanovitvi d.o.o., kadar poslovni prostor ni v lasti ustanovitelja ali katerega od družbenikov. Pri spremembi naslova obstoječe družbe preverite novo lokacijo, lastništvo in zahteve postopka.

Tipični primeri, ko soglasje potrebujete:

• živite v najetem stanovanju in želite tam registrirati s.p.;
• uporabljate nepremičnino staršev, partnerja ali druge osebe;
• družba se seli v prostor, ki ga najema;
• uporabljate naslov ponudnika virtualne pisarne;
• poslovni naslov podružnice je v tujem objektu.

Če ste lastnik ali solastnik objekta, posebna izjava za s.p. praviloma ni potrebna, vendar mora biti lastništvo razvidno in postopek pravilno izpolnjen. Pri družbah in posebnih okoliščinah preverite aktualna uradna navodila.

Kaj naj vsebuje soglasje

Uporabite aktualni uradni vzorec ali dokument, ki ga pripravi ponudnik naslova skladno s postopkom. Izjava mora nedvoumno povezati pravega lastnika, pravi objekt in osebo oziroma podjetje, ki mu lastnik dovoljuje poslovanje.

Pred podpisom preverite najmanj:

• ime in identifikacijske podatke lastnika;
• popoln naslov objekta;
• podatke podjetnika ali družbe;
• jasno dovoljenje za poslovanje na naslovu;
• datum in podpis;
• zahtevano obliko overitve.

Če podjetje še ni ustanovljeno, mora biti dokument oblikovan tako, da je bodoči subjekt kljub temu dovolj jasno določen. Ne popravljajte podpisanega obrazca ročno brez preverjanja. Razlika v hišni številki, imenu ali podatkih podpisnika lahko povzroči poziv k dopolnitvi.

Kako se podpis overi

SPOT pri postopku registracije s.p. navaja več možnosti. Lastnik lahko podpis na izjavi overi na upravni enoti ali pri notarju. Overitev na upravni enoti in pri notarju je lahko plačljiva po veljavni tarifi.

Druga možnost je, da lastnik izjavo poda osebno na točki SPOT in jo odda skupaj s prijavo za vpis v PRS. V takem primeru predhodna overitev ni potrebna. Ta možnost zahteva fizično sodelovanje lastnika pri postopku, zato jo je treba uskladiti vnaprej.

Ne zanašajte se na fotografijo navadno podpisanega lista, če postopek zahteva overjeno izjavo. Elektronsko podpisovanje je lahko mogoče samo pod pogoji konkretnega e-postopka in z ustreznimi sredstvi. Pred oddajo preverite navodila storitve na portalu SPOT.

Kaj če je lastnikov več

Solastništvo lahko zaplete vprašanje, kdo sme dati veljavno dovoljenje. Ne uporabljajte avtomatično nasveta iz starega bloga, da vedno zadostuje podpis enega solastnika. Upoštevati je treba lastniška razmerja, vrsto objekta in aktualne zahteve registrskega postopka.

Najvarneje je preveriti zemljiškoknjižno oziroma drugo relevantno stanje in vprašanje pred podpisom razjasniti na točki SPOT ali pri pravnem strokovnjaku. Ponudnik virtualnega naslova mora sam urediti, da izjavo poda oseba, ki ima ustrezno pravico do objekta.

Soglasje ni dovoljenje za vsako dejavnost

Izjava lastnika rešuje dovoljenje za uporabo naslova v registracijskem postopku. Ne dokazuje pa, da prostor izpolnjuje vse pogoje za katerokoli dejavnost. Če dejavnost zahteva uporabno dovoljenje, tehnične pogoje, soglasja etažnih lastnikov, sanitarne standarde ali drug reguliran prostor, boste morda potrebovali dodatna dokazila.

To je posebej pomembno pri dejavnostih, kjer na lokacijo prihajajo stranke, se skladišči blago, nastajajo hrup ali emisije oziroma se opravlja proizvodnja. Virtualni poslovni naslov je predvsem rešitev za uradni naslov in poslovno pošto; ni fizična delavnica, prodajalna ali ordinacija.

Soglasje pri virtualni pisarni

Pri ponudniku virtualne pisarne mora biti iz dokumentacije jasno, da smete naslov uporabiti za registracijo. Pogodba o storitvi in izjava lastnika imata lahko različni vlogi: pogodba ureja odnos s ponudnikom, izjava pa je dokazilo za uradni postopek.

Pred plačilom vprašajte:

• ali je soglasje vključeno v paket;
• kdo ga podpiše in kako je overjeno;
• kdaj ga prejmete;
• ali velja za ustanovitev in spremembo naslova;
• kaj se zgodi po odpovedi pogodbe;
• ali morate po prenehanju v določenem roku spremeniti poslovni naslov.

Nabiralniček pomaga pripraviti dokumentacijo za sedež. To ne pomeni, da v vašem imenu opravi uradni vpis. Nabiralniček ni točka SPOT. Pripravljeno izjavo in druge zahtevane dokumente stranka sama uporabi pri prijavi prek portala SPOT, na fizični točki SPOT ali pri notarju, če je ta potreben.

Oddaja pri s.p.

Za s.p. lahko registracijo ali določene spremembe uredite prek portala SPOT, če imate kvalificirano digitalno potrdilo in izpolnjujete tehnične pogoje. Druga možnost je obisk točke SPOT. Pri registraciji po pošti veljajo dodatne zahteve glede overitve podpisa prijavitelja.

Ob oddaji imejte pripravljene zahtevane osebne in davčne podatke ter izjavo lastnika. Poslovni naslov mora biti zapisan dosledno. Po vpisu preverite sklep in javni izpis, ne samo potrdila o oddaji.

Oddaja pri d.o.o.

Pri d.o.o. je postopek odvisen od tega, ali družbo šele ustanavljate ali spreminjate obstoječe podatke. Pri enostavni ustanovitvi lahko dokumente pripravi točka SPOT. Pri spremembi sedeža ali poslovnega naslova je treba pregledati akt o ustanovitvi oziroma družbeno pogodbo.

Točka SPOT lahko enostavne spremembe družbene pogodbe izvede le v primerih, ki jih podpira standardna pogodba SPOT. Če je dokument v obliki notarskega zapisa ali je sprememba zahtevnejša, vas lahko napotijo k notarju. Soglasje lastnika je le ena priloga; samo po sebi ne nadomesti sklepa družbenikov ali spremembe akta.

Kaj naredite po vpisu

Shranite izjavo lastnika, pogodbo za naslov, sklep in dokazilo o oddaji. Posodobite poslovne dokumente in uredite pošto. Na naslov lahko prihajajo uradne pošiljke, zato mora biti proces sprejema dejansko vzpostavljen, ne le naveden v pogodbi.

Pri Nabiralničku osebje evidentira prejeto ovojnico in njen status v portalu. Če osebje izvede skeniranje, PDF pošlje na uporabniški e-naslov stranke, kopija pa ostane v portalu. Stranka skena ne naroča v aplikaciji. Za priporočene pošiljke in morebitna pooblastila vedno preverite dogovorjena pravila.

Kontrolni seznam pred podpisom

1. Preverite, kdo je lastnik objekta.
2. Potrdite, da izjavo res potrebujete.
3. Uporabite aktualen vzorec.
4. Preverite vse osebne in naslovne podatke.
5. Izberite ustrezen način overitve.
6. Določite pravo pot oddaje za s.p. ali d.o.o.
7. Vlogo oddajte sami oziroma prek pravilno pooblaščene osebe.
8. Po odločitvi preverite vpis in uredite pošto.

Več o celotnem postopku najdete v vodniku AJPES, razlika med naslovom in storitvijo pa je opisana v pogostih vprašanjih. Za možnosti poslovnega naslova preverite cenik ali nam pošljite vprašanje prek kontakta. Pomagamo pri dokumentaciji; odločanje in uradna oddaja ostaneta pri pristojnem organu in stranki.

Viri

• SPOT: Postopek registracije s.p.
• SPOT: Ustanovitev d.o.o.
• SPOT: Prijava sprememb podatkov podjetja
• PISRS: Zakon o Poslovnem registru Slovenije