Zaposlitev prvega delavca v s.p. ali d.o.o.

Prvi zaposleni je mejnik: iz »jaz« postanete delodajalec. Obveznosti skokovito narastejo — pogodba, prijava, plača, prispevki, varnost pri delu, evidence.

Ta vodič je kontrolni seznam pred prvim podpisom. Ni nadomestilo za kadrovsko / pravno svetovanje.

Pred odločitvijo: zaposlitev ali podjem / s.p. sodelavca

Zaposlitev pomeni delovno razmerje z vsemi pravicami. Sodelovanje z drugim s.p. je drugačno — a če so elementi delovnega razmerja (vodenje, omejen čas, osebno opravljanje …), tvegate prekvalifikacijo. Ne »prihranite« na napačen način.

Koraki pred prvim dnem

1. Opis dela in plača — vsaj minimalni standardi, ki veljajo.
2. Pogodba o zaposlitvi — obvezne sestavine po ZDR-1.
3. Prijava v zavarovanje — roki so kratki; zamuda boli.
4. Računovodstvo / plače — kdo obračuna; program.
5. Varnost in zdravje pri delu — ocena tveganja, usposabljanje, kjer zahtevano.
6. GDPR / kadrovska mapa — GDPR.
7. Oprema, dostopi, e-pošta.
8. Interni red — delovni čas, dopusti, kanal za komunikacijo.

Stroški, ki jih ljudje pozabijo

• prispevki delodajalca,
• regres, prevoz, prehrana (kjer gre),
• boleznine / nadomeščanja,
• oprema,
• čas vodenja.

Vključite jih v ceno storitev, sicer prvi zaposleni »poje« maržo.

S.p. kot delodajalec

S.p. lahko zaposluje. Postopki so podobni; odgovornost je osebna v okviru s.p. Preverite zmožnost denarnega toka za 6 mesecev plač.

D.o.o. kot delodajalec

Pogosto preglednejše za rast. Direktor / kadri / plačilni seznam naj bodo jasni. Glejte ZGD obveznosti.

Dokumenti in pošta

Pogodbe, odločbe ZZZS/FURS, bolniški listi — urejen arhiv. Hramba, računovodja.

Pogoste napake

• Ustni dogovor »za začetek«.
• Zamuda prijave.
• Mešanje službenega telefona / računalnika z zasebnim brez pravil.
• Nič o poskusnem delu / odpovednih rokih.

Kdaj k pravniku / kadroviku

Ob več izmenah, tujih delavcih, invalidnosti, odpovedih, kolektivnih pogodbah panoge.

Povzetek

Prvi zaposleni = projekt skladnosti. Najprej pogodba, prijava, plačni sistem, varnost; šele nato »dobrodošel v tim«.

Poskusno delo in cilji

Zapišite 30/60/90-dnevne cilje. Poskusno delo ni »brezplačno testiranje« — je urejeno obdobje z jasnimi pričakovanji.

Orodja in dostopi

Na dan 1: e-pošta, gesla prek upravitelja gesel, omejeni dostopi (najmanjša privilegija), inventura opreme. Ob odhodu imejte checklisto odvzema.

Evidenca delovnega časa

Že pri prvem zaposlenem uredite način evidence (digitalno ali papirnato), ki je skladen z obveznostmi. Ob sporu je evidenca vaš prijatelj ali sovražnik.

Premija in spremenljivi del

Če obljubite bonus, zapišite pravila. Ustni »če bo dobro, dobiš« ustvari pričakovanja, ki jih sodišče včasih bere drugače kot vi.

Operativni zaključek

Če želite temo zapreti operativno, ne samo informativno, pojdite skozi točke spodaj.

1. Potrdite aktualna navodila na SPOT / FURS / AJPES (ne zanašajte se samo na ta članek).
2. Uskladite status z računovodjo — pošljite kratek opis dejavnosti, oceno prometa in AJPES izpis.
3. Preverite, da poslovni naslov in prevzem pošte ujemata register (vodnik AJPES).
4. Preglejte eDavki pooblastila in tedenski ritual pregleda.
5. Shranite dokazila (pogodbe, soglasja, VIES, potrdila) v urejeno mapo — glejte hrambo listin.
6. V koledar vnesite naslednji konkreten rok.
7. Zapišite, kdaj greste k odvetniku (spor, tujina, več družbenikov, prvi zaposleni …).

Dokumentni tok

Davčne in statusne napake pogosto začnejo kot neprebrana ovojnica. Uskladite kanal:

• poslovna pošta
• skeniranje
• nabiralnik za računovodjo
• po potrebi cenik in kako deluje

Omejitev odgovornosti glede predpisov

Pragovi, obrazci in višine dajatev se spreminjajo. Ta članek drži logiko in kontrolne sezname. Če je razlika med člankom in uradnim virom, velja uradni vir.

Pogosta vprašanja

Ali lahko najprej vzamem študenta?

Druga pravna kvaliteta kot zaposlitev. Ne mešajte, če so elementi delovnega razmerja.

Kaj z remote zaposlenim v tujini?

Dodatna pravila (kraj dela, zavarovanje, davki). Pred ponudbo kadrujte svetovalca.

Ali moram imeti pravilnik?

Odvisno od velikosti / panoge. Vsaj osnovna pisna pravila dopustov in varnosti so pametna.

Viri

• ZDR-1 (PISRS)
• ZZZS / FURS navodila za prijave
• SPOT teme o zaposlovanju

Vsebina je informativna.